Décisions sur conditions
Un montant, un type de dossier, une date : la passerelle compare et choisit la suite. Personne n’a besoin de se souvenir de la règle, parce qu’elle est dans le diagramme.
Dessinez le processus.Il s’exécute tout seul.
Constellio exécute vos processus exactement comme vous les avez dessinés : un diagramme BPMN 2.0, des formulaires de tâches, des règles qui tranchent, des rappels qui relancent. Plus personne ne court après une approbation.
- Conception graphique en BPMN 2.0
- Tâches assignées automatiquement
- Performance mesurée par étape
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Concevoir. Exécuter. Mesurer.
Le même diagramme, du début à la fin.
Il n’y a pas le schéma d’un côté et le logiciel de l’autre. Ce que vous dessinez est ce qui tourne, et ce qui tourne est ce que vous mesurez, au même endroit, dans la même notation.
- 01 Concevoir
Le processus se dessine à l’écran.
Étapes, embranchements, événements, formulaires : tout se pose sur un canevas en BPMN 2.0. Aucune ligne de code, et rien à faire traduire par une équipe technique avant de pouvoir l’essayer.
- Canevas graphique en BPMN 2.0
- Formulaires de tâches composés sur place
- Publication en une version datée
- 02 Exécuter
Chaque dossier avance sans qu’on le pousse.
Les tâches partent vers les bonnes personnes, les conditions décident des embranchements, les documents se créent et se classent, et les courriels partent aux moments prévus.
- Assignation automatique des tâches
- Décisions prises sur la base de conditions
- Rappels, escalade et délégation
- 03 Mesurer
Vous voyez où le temps se perd.
Chaque étape est chronométrée, par équipe et par personne. Le goulot d’étranglement se voit sur le même diagramme que celui que vous avez dessiné, et les rapports se partagent.
- Durée moyenne mesurée par étape
- Performance des entités et des individus
- Rapports partagés sur chaque processus
BPMN 2.0 est une notation normalisée : votre processus reste lisible par quelqu’un qui n’a jamais ouvert Constellio.
UN PROCESSUS, DU CANEVAS AU TABLEAU DE BORD
Le diagramme que vous dessinez
est celui qui travaille.
Suivez une facture fournisseur : le processus se dessine, le formulaire se compose, un dossier le parcourt tout seul un mardi matin, et le mois suivant le tableau de bord montre où les trois jours sont passés.
- 01Le canevas
On pose les étapes, pas du code.
Le processus se compose sur un canevas : un événement de départ, des tâches, une passerelle qui sépare les cas, un événement de fin. La notation est BPMN 2.0, donc le schéma se lit sans mode d’emploi.
- Tâches, passerelles et événements déposés au curseur
- Notation BPMN 2.0 normalisée
- Version publiée et datée
- 02Le formulaire
Chaque tâche a son écran.
Le formulaire de la tâche se compose à côté du diagramme : les champs à remplir, ceux qui arrivent déjà remplis, la personne à qui la tâche revient et le délai qui court à partir de son ouverture.
- Champs composés étape par étape
- Responsable déduit du rôle, pas saisi à la main
- Délai et rappel réglés sur la tâche
- 03L’exécution
Le dossier avance pendant que vous faites autre chose.
Une facture arrive et le processus démarre. Les étapes se cochent, la passerelle tranche sur le montant, un courriel part, et le document créé se classe au bon endroit sans qu’on le lui demande.
- Tâches assignées et notifiées par courriel
- Embranchement décidé par la condition
- Document créé, classé, versé au dossier
- 04Le tableau de bord
Le retard a une adresse.
Sur trente jours, chaque étape a une durée moyenne et un volume. L’étape qui retient tout se détache du reste, et le rapport se partage à ceux qui peuvent y changer quelque chose.
- Durée moyenne et volume par étape
- Comparaison entre équipes et personnes
- Rapport exporté et partagé
Facture fournisseurv4 Publié128 dossiers en cours
Éléments
- Événement
- Tâche
- Passerelle
- Courriel
- Document
Vérification de la facture
ResponsableRôle « Comptabilité » · S. Nadeau
- Fournisseur
- Groupe Lasalle inc.Déjà rempli
- Montant
- 7 420,00 $Déjà rempli
- Imputation
- Pièce jointe
- FAC-2026-0412.pdfDéjà rempli
Délai2 jours ouvrables · rappel à 48 h
Courriel envoyéApprobation demandée à M. Tremblay · relance automatique dans 41 h
30 derniers jours
- Vérification412 dossiers4 h
- Imputation412 dossiers7 h
- Approbation138 dossiers3 j
- Paiement412 dossiers6 h
Goulot d’étranglementL’approbation retient 71 % du délai total
DES CAS D’UTILISATION CONCRETS
Le courrier qui entre,
et les gens qu’on embauche.
Deux processus que presque toutes les organisations font à la main : trier ce qui arrive au bureau d’ordre, et faire circuler une candidature entre des personnes qui ne se croisent jamais.
Pour le bureau d’ordre
Ce qui entre est déjà assigné.
Courriels, courrier numérisé, formulaires en ligne : chaque arrivée déclenche le processus qui lui correspond, part vers la bonne équipe, et laisse une trace du délai. L’accusé de réception ne dépend plus de quelqu’un qui y pense.
Voir la capture documentaire
Pour les ressources humaines
Une candidature ne dort pas dans une boîte.
Les évaluations se demandent en parallèle, le comité voit qui a répondu, et le dossier n’avance que lorsque les conditions sont réunies. Les lettres se créent à partir des modèles et se classent au dossier de l’employé.
Parlez-nous de vos processusCe que les workflows savent faire
- Conception BPMN 2.0
- Formulaires de tâches
- Assignation automatique
- Mesure de la performance
- Rapports par processus
- Création de documents
- Classement du contenu
- Décisions conditionnelles
- Écoute d’événements
- Envoi de courriels
- Rappels, escalade et délégation
Onze mécanismes, un seul diagramme
QUI FAIT QUOI, ET QUAND
Le processus traverse
les équipes, pas les boîtes de réception.
Un processus n’avance pas en ligne droite : il change de main. Le diagramme le montre tel quel : une bande par rôle, le dossier qui descend d’une bande à l’autre, et une passerelle qui décide qui doit encore le voir.
Escalade et délégation
Une tâche qui dort déclenche un rappel, puis passe au supérieur ou au délégué désigné. Une absence ne met plus un dossier en attente pendant deux semaines.
Documents créés et classés
Les lettres, accusés et décisions se produisent à partir de vos modèles, puis se versent au bon dossier avec leur calendrier de conservation.
Voir la gestion unifiée du contenuNOS CHIFFRES CLÉS
Moins d’attente.
Moins de relances à la main.
Un dossier passe l’essentiel de sa vie à attendre que quelqu’un le remarque. Automatiser les passages de main, c’est surtout supprimer ces files d’attente entre deux étapes.
Chiffres publiés par Constellio01
0
Réduction des temps de recherche
02
0
Réduction des coûts de recherche
03
0
Réduction des incidents de sécurité
Pourquoi choisir Constellio
Gain de temps
Les passages de main sont instantanés : une étape terminée en ouvre une autre au lieu d’attendre son tour dans une boîte de réception.
Optimisation
Les processus complexes se simplifient là où les mesures montrent que le temps se perd, pas là où on le suppose.
Productivité
Les équipes traitent des dossiers au lieu de courir après des approbations, des pièces manquantes et des rappels.
Réduction des coûts
Moins de saisie, moins de reprises, moins de dossiers qui repartent à zéro parce qu’une pièce s’est perdue entre deux services.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
VOTRE PREMIER PROCESSUS
Exploitez le potentiel
de votre contenu.
Réservez une démo et apportez le processus qui vous coûte le plus cher. Nous le dessinons avec vous, et vous le voyez tourner avant la fin de la rencontre.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Vos contenus, hébergés comme vous le souhaitez.
