Conformité améliorée
Automatisez le suivi et la conservation des documents qu’exigent vos obligations légales et réglementaires.
Ressources humaines
Chaque dossier d’employé.Entre les bonnes mains.
Candidatures, contrats, formulaires de paie et évaluations réunis dans un espace sécurisé. Moins de paperasse pour votre équipe RH, plus de temps pour les gens, et une information sensible bien protégée.
Accès par rôle. Contrôle des versions. Une conservation démontrable.
Pensé pour ceux qui prennent soin des gensDéfilez pour fermer le dossier
01Partenaires d’affaires RH
02Acquisition de talents
03Paie et avantages
04Direction RH
DE LA CANDIDATURE À L’ARCHIVE
Un employé.
Un dossier complet et protégé.
Suivez un dossier d’employé dans Constellio : bâti au recrutement, complété à l’accueil, tenu à jour pendant l’emploi et protégé longtemps après.
- 01Recruter
Ouvrez le dossier dès la première candidature.
Candidatures, CV et notes d’entrevue sont réunis dans un dossier par candidat, classés automatiquement et partagés avec la seule équipe d’embauche.
- Un dossier par candidat
- Classification automatique
- Accès limité à l’équipe d’embauche
- 02Accueillir
Accueillez sans courir après les formulaires.
Un processus automatisé attribue chaque tâche d’accueil à la bonne personne et la suit jusqu’au bout. Le contrat de travail est signé numériquement et classé aussitôt.
- Tâches d’accueil automatisées
- Signature numérique du contrat
- Rien d’oublié
- 03Gérer
Tenez le dossier à jour, et retrouvez tout.
Le contrôle des versions garde tout le monde sur le document le plus récent. Un moteur de recherche puissant retrouve des documents selon des critères précis, comme les certificats de formation qui expirent ce trimestre.
- Contrôle des versions
- Recherche par critères précis
- Modifications suivies
- 04Protéger
Protégez ce qui est personnel, aussi longtemps que requis.
Des droits d’accès par rôle déterminent qui voit les contrats, la paie ou les évaluations. Après un départ, le dossier suit votre calendrier de conservation jusqu’à sa disposition.
- Droits d’accès par rôle
- Sections sensibles verrouillées
- Conservation après le départ
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Un dossier par employé.
Protégé du premier au dernier jour.
Chaque étape de l’emploi ajoute des documents au même dossier. Constellio les classe à leur arrivée, conserve leurs versions et limite l’accès aux personnes qui en ont besoin.
Dossier d’employéEMP-2291Protégé
- 8 janv.Candidature et CV reçusAcquisition de talentsClassés
- 2 févr.Contrat de travail signéIOSignSigné
- 3 févr.Tâches d’accueil terminéesAutomatisationTerminé
- 14 déc.Évaluation annuelle classée, version 2GestionnaireÀ jour
- 14 déc.Accès restreint aux RH et au gestionnaireGestion des accèsRestreint
LE RENDEMENT DE L’ORDRE
Moins de paperasse.
Plus de temps pour les gens.
La GED Constellio réduit l’entreposage physique et le traitement manuel des processus RH, pour que votre équipe se concentre sur le travail à valeur ajoutée, avec un faible investissement initial et une rentabilité rapide.
Donnée publiée par ConstellioROI
Retour sur investissement
Jusqu’à 270 %
Valeur obtenue par rapport à l’investissement initial, selon les données publiées par Constellio.
Combien de temps chaque document reste au dossier
Illustratif. Les périodes de conservation viennent du calendrier approuvé de votre organisation; les barres montrent le principe, pas des durées.
Pourquoi les équipes RH choisissent Constellio
Coûts réduits
Réduisez les dépenses liées à l’entreposage physique et à la gestion manuelle des processus RH.
Collaboration renforcée
Facilitez la communication entre les employés et les services grâce à des outils intégrés.
Sécurité des données
Protégez l’information sensible grâce aux droits d’accès par rôle.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
TOUT AU LONG DU PARCOURS EMPLOYÉ
Une plateforme.
Chaque processus RH.
Dossiers d’employés, contrats et formulaires de paie posent des défis d’organisation et de conformité. Traitez-les au même endroit, avec le bon accès pour chacun.
Recrutement
Gardez chaque dossier de candidature complet et confidentiel.
Réunissez candidatures, CV et notes d’entrevue dans un dossier par candidat, visible par la seule équipe d’embauche.
- IOCapture
- Gestion des accès
Accueil
Accueillez des gens, pas des formulaires.
Automatisez les tâches d’accueil, faites signer le contrat numériquement et assurez-vous que chaque formulaire est classé avant le premier jour.
- Automatisation
- IOSign
Dossiers d’employés
La dernière version de chaque document, toujours.
Gardez contrats, évaluations et formations à jour grâce au contrôle des versions, et retrouvez-les par recherche selon des critères.
- IODrive
- IOSafe
Confidentialité
Les données sensibles restent avec ceux qui en ont besoin.
Des droits d’accès par rôle protègent la paie, les documents médicaux et disciplinaires, et chaque accès est tracé.
- Gestion des accès
- Sécurité des données
LA BOÎTE À OUTILS RH
De la première candidature.
À l’archive finale.
Combinez capture, signature, collaboration et gouvernance autour des documents qui suivent chaque employé.
01
Capture de documents
IOCapture
Transformez formulaires papier et dossiers numérisés en documents d’employés classés et consultables.
En RH
Formulaires et anciens dossiers
02
Signatures numériques
IOSign
Faites signer contrats, politiques et formulaires numériquement, puis classez-les automatiquement.
En RH
Contrats et accusés de politiques
03
Gouvernance documentaire
IOSafe
Protégez les dossiers d’employés grâce aux règles de conservation, aux accès par rôle et à la traçabilité.
En RH
Dossiers et conservation
04
Collaboration connectée
IODrive
Travaillez sur les documents RH depuis votre bureau, toujours sur la dernière version.
En RH
Politiques et documents de travail
Travaillez dans Microsoft 365. Gardez les dossiers dans Constellio.
Reliez Microsoft 365 et Teams à Constellio pour que les documents RH restent gouvernés pendant que votre équipe travaille dans des outils familiers.
QUESTIONS
Pensé pour
votre équipe RH.
Ce que les responsables RH demandent habituellement avant une démo. Si votre question n’y est pas, posez-la-nous directement.
Parler à un spécialiste
01Constellio remplace-t-il notre SIRH ou notre système de paie?
Non. Votre SIRH et votre système de paie gèrent les données des employés et la rémunération; Constellio gère les documents qui les entourent (candidatures, contrats, formulaires et évaluations) avec processus, versions, signatures et gouvernance. Le lien entre eux est défini lors du cadrage technique du projet.
02Qui peut consulter le dossier d’un employé?
Les droits d’accès sont définis par rôle et peuvent varier selon la section : par exemple, les RH peuvent voir des documents de paie qu’un gestionnaire ne voit pas. Chaque accès est tracé.
03L’accueil des nouveaux employés peut-il être automatisé?
Oui. Des processus attribuent chaque tâche d’accueil à la bonne personne, suivent son achèvement et acheminent des documents comme le contrat de travail pour signature numérique.
04Combien de temps les documents des employés sont-ils conservés?
Chaque type de document suit les règles de conservation du calendrier approuvé de votre organisation, y compris après le départ d’un employé. Constellio applique les règles et documente la disposition.
05Par où commencer?
La plupart des équipes RH commencent par les dossiers d’employés ou l’accueil. Les équipes de migration, de gouvernance et de soutien de Constellio peuvent vous aider à planifier un déploiement par étapes.
VOTRE PROCHAINE EMBAUCHE
Moins de paperasse.
Plus de temps pour les gens.
Dessinons ensemble un chemin plus simple et plus sûr, de la candidature à l’archive, pour votre équipe RH.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Code source ouvert à la base, hébergé à votre façon.
