Suspension légale
Une demande d’accès, un litige, une enquête : l’ensemble des documents visés se gèle en un geste, et rien n’est détruit tant que la suspension tient.
Les délais courent.Vous n’avez rien à surveiller.
Le module de conformité de Constellio gère le cycle de vie complet de vos documents (création, semi-actif, sort final) selon la loi sur les archives, l’accès à l’information, la Loi 25 et la LCJTI. Numériques ou papier, et avec la preuve au bout.
- Calendrier de conservation appliqué
- Suspension légale (Legal Hold)
- Versement à BAnQ selon la norme OAIS
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Régler. Laisser courir. Approuver. Prouver.
Quatre gestes, dix ans d’intervalle.
La conformité documentaire n’est pas un projet qu’on termine : c’est une règle qu’on écrit une fois et qui s’applique pendant des années. Ce qui compte, c’est que personne n’ait à s’en souvenir.
- 01 Régler
Le calendrier se construit une fois.
Chaque rubrique du plan de classification reçoit ses délais : durée active, durée semi-active, sort final. La règle s’applique ensuite à tout ce qui y est rattaché, sans ressaisie.
- Calendrier de conservation par rubrique
- Délais actifs et semi-actifs
- Sort final : versement, destruction ou conservation
- 02 Laisser courir
Les états basculent tout seuls.
À l’échéance, le dossier passe en semi-actif. S’il existe aussi sur papier, sa boîte, sa tablette et son entrepôt sont suivis, avec étiquettes et système de prêt.
- Bascule automatique en semi-actif
- Entrepôts, tablettes, boîtes et étiquettes
- Système de prêt et de retour
- 03 Approuver
Rien ne se détruit sans signature.
Le sort final produit une liste d’approbation : ce qui doit être versé, détruit ou conservé, présenté au responsable qui tranche. Une suspension légale gèle tout ce qui est visé par une demande.
- Listes d’approbation générées à l’échéance
- Suspension légale sur un ensemble de documents
- Décision consignée et attribuée
- 04 Prouver
Il reste une trace de chaque sort.
Chaque destruction produit son certificat, chaque versement son bordereau. Le dépôt aux archives nationales suit la norme OAIS, et le module de journalisation garde l’historique complet.
- Certificats de destruction
- Bordereaux de versement et de transfert
- Dépôt OAIS et lien avec BAnQ
Un délai qui court sans que personne ne le surveille vaut mieux qu’un tableur que tout le monde a oublié de mettre à jour.
DIX ANS EN QUATRE ÉTAPES
Un dossier déposé en 2026,
et ce qu’il en reste en 2036.
Faites défiler et c’est le temps qui avance. Le même dossier passe d’actif à semi-actif, part dans une boîte, se fait geler par une demande d’accès à l’information, puis reçoit son sort final, sans que personne n’ait eu à y penser entre-temps.
- 01La règle
Le délai commence le jour du dépôt.
Le dossier hérite du calendrier de sa rubrique : deux ans actif, huit ans semi-actif, puis versement. La date de sort final est connue dès aujourd’hui, dix ans à l’avance.
- Calendrier hérité de la rubrique
- Date de sort final calculée au dépôt
- Aucune saisie manuelle de délai
- 02Le semi-actif
Il quitte le bureau sans quitter le système.
À l’échéance, l’état bascule. La copie papier part à l’entrepôt dans une boîte étiquetée, dont l’emplacement reste inscrit au dossier, et qui peut être empruntée et rendue comme un livre.
- Bascule d’état à la date prévue
- Entrepôt, tablette et boîte inscrits au dossier
- Prêt et retour suivis
- 03La suspension
Une demande arrive, l’horloge s’arrête.
Une demande d’accès à l’information vise ce dossier : la suspension légale le gèle. Le délai continue de courir pour tout le reste, mais rien de ce qui est visé ne peut être détruit tant que la suspension tient.
- Ensemble de documents gelé en un geste
- Sort final bloqué tant que la suspension tient
- Levée consignée au journal
- 04Le sort final
Versé ou détruit, mais jamais en silence.
La suspension levée, la liste d’approbation part au responsable. Ce qui est versé suit la norme OAIS jusqu’à BAnQ avec son bordereau ; ce qui est détruit laisse son certificat.
- Liste d’approbation signée
- Paquet OAIS transmis aux archives nationales
- Certificat de destruction conservé
Cycle de vie312 Réaménagements › Devis
Devis structural 2026.docx312 Réaménagements › Devis
Actif Règle appliquée · 2 ans actif · 8 ans semi-actif · versement aux archives Sort final prévu · 14 mars 2036
Emplacement physique
- Entrepôt
- B, Sainte-Foy
- Tablette
- B-14, niveau 3
- Boîte
- 2026-084
Prêt · Emprunté par S. Nadeau · retour le 18 avril 2028
Suspension légale
Demande d’accès à l’information AI-2031-117 destruction bloquée
Voir les documents visésListe d’approbation
- Devis 2026 › lot AVerser
- Brouillons de travailDétruire
- Plans d’implantationConserver
- Certificat de destructionCERT-2036-014
- Bordereau de versementBAnQ · paquet OAIS
Journal
- 2028Bascule en semi-actif · automatique
- 2031Suspension légale posée · AI-2031-117
- 2034Suspension levée · dossier clos
- 2036Sort final approuvé · M. Tremblay
DES CAS D’UTILISATION CONCRETS
L’entrepôt qu’on oublie,
et la demande qui arrive un mardi.
Deux moments où la conformité cesse d’être une théorie : quand il faut retrouver une boîte parmi des milliers, et quand une demande d’accès à l’information oblige à figer tout ce qui la concerne.
Pour les documents papier
Le papier a une adresse, lui aussi.
Entrepôts, tablettes, boîtes, étiquettes, bordereaux, prêts et retours : le papier est suivi dans le même système que le numérique et sous le même calendrier. Une boîte se retrouve par une recherche, pas en descendant au sous-sol.
Voir la capture documentaire
Pour les demandes d’accès
Geler d’abord, chercher ensuite.
Le module de suspension légale rassemble en un geste l’ensemble des documents visés par une demande et bloque leur destruction, même si leur délai arrive à échéance entre-temps. La levée est consignée comme la pose.
Voir les annotations et le caviardageCe que le module de conformité couvre
- Cycle de vie unifié
- Calendrier de conservation
- Lien avec BAnQ (Gala)
- Listes d’approbation
- Gestion du papier
- Module de journalisation
- Certificats et bordereaux
- Versement OAIS
Numérique et papier, un seul calendrier
UNE RÈGLE, PUIS DIX ANS
Le temps est la seule chose
qui travaille encore sur ce dossier.
Les autres schémas de ce site montrent un parcours ou une structure. Celui-ci a une échelle : des années. Les délais courent de gauche à droite, une suspension peut les arrêter, et au bout le dossier se sépare en trois : versé, détruit ou gardé pour toujours.
Versement normalisé
Le dépôt aux archives nationales suit la norme OAIS, bordereau compris, et le lien avec BAnQ évite de reconstruire le paquet à la main.
Journalisation complète
Pose et levée des suspensions, bascules d’état, approbations, destructions : chaque geste laisse une ligne datée et attribuée.
Voir la gestion unifiée du contenuNOS CHIFFRES CLÉS
Moins de doutes.
Moins de conservation par défaut.
Quand personne ne sait ce qu’on a le droit de détruire, on garde tout. Un calendrier appliqué automatiquement remplace la prudence coûteuse par une date.
Chiffres publiés par Constellio01
0
Réduction des temps de recherche
02
0
Réduction des coûts de recherche
03
0
Réduction des incidents de sécurité
Pourquoi choisir Constellio
Efficacité
La gestion documentaire optimisée remplace les inventaires tenus à la main et les tableurs de délais.
Collaboration
Les documents sont centralisés et partagés en temps réel, y compris entre ceux qui les produisent et ceux qui les conservent.
Économies
Moins de mètres linéaires loués, moins de dossiers perdus, moins de conservation au-delà de ce que la loi demande.
Sécurité
Les documents sont protégés contre les menaces internes et externes, et ce qui doit disparaître disparaît vraiment.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
VOTRE CALENDRIER
Exploitez le potentiel
de votre contenu.
Réservez une démo avec votre propre calendrier de conservation en main. Nous le posons dans Constellio et vous voyez la date de sort final apparaître sur vos dossiers.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Vos contenus, hébergés comme vous le souhaitez.
