Collaboration simplifiée
Accélérez le travail d’approvisionnement avec les fournisseurs et les équipes internes.
Approvisionnement
Achetez en confiance.Ne manquez aucun renouvellement.
Demandes, soumissions, contrats fournisseurs et documents de conformité réunis dans un environnement gouverné. Donnez à votre équipe le contrôle de chaque engagement, et le temps de négocier le suivant.
Contrats centralisés. Partage fournisseur contrôlé. Des échéances visibles.
Pensé pour ceux qui gèrent les dépensesDéfilez à travers l’année contractuelle
01Agents d’approvisionnement
02Gestionnaires de contrats
03Gestion des fournisseurs
04Direction des achats
DE LA DEMANDE AU RENOUVELLEMENT
Un achat.
Chaque engagement sous contrôle.
Suivez un achat dans Constellio : demandé et approuvé, attribué à partir de soumissions comparables, contracté selon des conditions approuvées et suivi jusqu’au moment de le renouveler.
- 01Demander
Commencez chaque achat par une demande complète.
Les demandes sont soumises avec leur justification et leur poste budgétaire, puis acheminées automatiquement vers les bons approbateurs. Rien n’attend dans une boîte courriel.
- Demandes d’achat structurées
- Acheminement automatique des approbations
- Poste budgétaire vérifié dès le départ
- 02Comparer
Comparez les soumissions sur un pied d’égalité.
Réunissez les soumissions au même endroit et évaluez-les selon les mêmes critères. L’évaluation et la décision restent au dossier.
- Soumissions réunies au même endroit
- Critères d’évaluation communs
- Choix documenté
- 03Contracter
Contractez selon des conditions déjà approuvées.
Rédigez à partir de clauses approuvées, négociez avec le fournisseur grâce au partage contrôlé et signez numériquement. Le contrat signé est centralisé et sécurisé.
- Bibliothèque de clauses approuvées
- Partage fournisseur contrôlé
- Signatures numériques
- 04Suivre
Voyez chaque échéance avant qu’elle arrive.
Suivez les termes des contrats et les documents de conformité des fournisseurs. Des rappels partent avant qu’un certificat expire ou qu’un avis de renouvellement soit dû.
- Rappels de renouvellement
- Expiration des documents fournisseurs
- Historique complet des contrats
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Chaque document fournisseur entre.
Chaque engagement est suivi.
L’approvisionnement traite des volumes croissants de documents venant de nombreux intervenants. Constellio les centralise, automatise les étapes répétitives et garde chaque contrat sous surveillance.
Dossier d’achatDA-3318Suivi
- 2 févr.Demande soumise avec son poste budgétaireOpérationsSoumise
- 3 févr.Approuvée par la gestion budgétaireAutomatisationApprouvée
- 20 févr.Fournisseur choisi parmi 3 soumissionsAgent d’approvisionnementChoisi
- 4 marsContrat signé par les deux partiesIOSignSigné
- 4 marsRappel de renouvellement planifiéIOSafePlanifié
LE RENDEMENT DE L’ORDRE
Des coûts réduits.
Moins d’erreurs.
La GED Constellio simplifie l’approvisionnement et élimine les erreurs évitables, avec un faible investissement initial et une rentabilité rapide.
Donnée publiée par ConstellioROI
Retour sur investissement
Jusqu’à 270 %
Valeur obtenue par rapport à l’investissement initial, selon les données publiées par Constellio.
Chaque contrat, chaque période d’avis
Calendrier illustratif. Fournisseurs et dates sont des exemples; Constellio suit vos propres termes et périodes d’avis.
Pourquoi les équipes d’approvisionnement choisissent Constellio
Conformité améliorée
Gardez un contrôle précis des documents et des processus, avec un suivi centralisé.
Efficacité accrue
Automatisez les tâches répétitives et redonnez du temps à votre équipe.
Coûts réduits
Simplifiez vos processus et évitez les erreurs et les échéances manquées.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
TOUT AU LONG DU CYCLE D’ACHAT
Une plateforme.
Chaque relation fournisseur.
Gestion des contrats, suivi des fournisseurs et conformité réglementaire, traités au même endroit par tous ceux qui y participent.
Appels d’offres
Comparez équitablement, et prouvez-le.
Réunissez les soumissions au même endroit, évaluez-les selon les mêmes critères et gardez la décision au dossier pour quiconque doit la revoir.
- IODrive
- Automatisation
Gestion des contrats
Chaque contrat centralisé, sécurisé et suivi.
Gardez contrats, avenants et correspondance ensemble, avec des rappels pour les renouvellements et les périodes d’avis.
- IOSign
- IOSafe
Collaboration fournisseurs
Partagez avec vos fournisseurs, sans perdre le contrôle.
Échangez des documents avec vos fournisseurs grâce au partage contrôlé : ils voient ce qui les concerne, et chaque échange est tracé.
- Gestion des accès
- Microsoft 365
Conformité et audit
Un dossier fournisseur prêt pour l’audit, toute l’année.
Suivez certificats d’assurance, attestations fiscales et autres documents fournisseurs, et sachez lesquels expirent en premier.
- IOSafe
- IOCapture
LA BOÎTE À OUTILS APPROVISIONNEMENT
De la demande.
Au renouvellement.
Combinez capture, signature, collaboration et gouvernance autour des engagements de votre organisation.
01
Capture de documents
IOCapture
Transformez devis papier, bons de livraison et certificats en information classée et consultable.
En approvisionnement
Devis et certificats fournisseurs
02
Signatures numériques
IOSign
Signez contrats et avenants numériquement, et conservez la copie signée dans son contexte.
En approvisionnement
Contrats et avenants
03
Gouvernance documentaire
IOSafe
Protégez vos contrats grâce aux règles de conservation, aux accès granulaires et à un historique complet.
En approvisionnement
Répertoire des contrats
04
Collaboration connectée
IODrive
Travaillez sur soumissions et évaluations depuis votre bureau, toujours sur la version à jour.
En approvisionnement
Soumissions et évaluations
Négociez dans Teams. Gardez le contrat dans Constellio.
Reliez Microsoft 365 et Teams à Constellio pour que les ébauches et les échanges fournisseurs restent gouvernés pendant que votre équipe travaille dans des outils familiers.
Aussi pour l’approvisionnement
Automatisation des processusGestion des accèsAnnotation et caviardageSécurité des donnéesQUESTIONS
Pensé pour
votre approvisionnement.
Ce que les responsables de l’approvisionnement demandent habituellement avant une démo. Si votre question n’y est pas, posez-la-nous directement.
Parler à un spécialiste
01Constellio remplace-t-il notre système d’achat ou notre ERP?
Non. Votre système d’achat gère les commandes et les paiements; Constellio gère les documents qui les entourent (demandes, soumissions, contrats et dossiers fournisseurs) avec processus, signatures et gouvernance. Le lien entre les deux est défini lors du cadrage technique du projet.
02Constellio peut-il nous avertir avant le renouvellement d’un contrat?
Oui. Les termes des contrats et les périodes d’avis peuvent déclencher des rappels, pour que la bonne personne soit avisée avant un renouvellement ou une expiration.
03Les fournisseurs peuvent-ils déposer des documents directement?
Oui. Le partage contrôlé permet aux fournisseurs de consulter ou de déposer uniquement ce qui les concerne, et chaque échange est tracé.
04Comment garder à jour les documents de conformité des fournisseurs?
Les certificats et autres documents de conformité sont classés avec leurs dates de validité. Constellio montre ceux qui expirent en premier et peut demander leur renouvellement automatiquement par un processus.
05Par où commencer?
La plupart des équipes commencent par centraliser les contrats fournisseurs, puis ajoutent les demandes d’achat et la conformité des fournisseurs. Les équipes de migration, de gouvernance et de soutien de Constellio peuvent vous aider à planifier un déploiement par étapes.
VOTRE PROCHAIN CONTRAT
Chaque engagement.
Sous contrôle.
Dessinons ensemble un chemin plus clair entre la demande d’achat et le renouvellement pour votre équipe d’approvisionnement.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Code source ouvert à la base, hébergé à votre façon.
