L’original reste intact
Les annotations et le caviardage vivent sur leurs propres calques. Le fichier déposé dans la voûte n’est jamais réécrit, quel que soit le nombre de relecteurs.
Commentez. Caviardez.L’original ne bouge pas.
Le télétravail a multiplié les copies annotées et les documents partagés à la hâte. Dans Constellio, les annotations vivent sur leur propre calque et le caviardage retire réellement le texte. L’original, lui, reste intact dans la voûte.
- Annotations sur un calque séparé
- Caviardage permanent, pas un masque
- Partage dans Microsoft Teams
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Annoter. Caviarder. Diffuser.
Trois calques, un seul document.
Rien de ce que vous ajoutez ne modifie le fichier d’origine. Les commentaires, les surlignages et le caviardage s’empilent par-dessus, et vous choisissez ce que le destinataire voit.
- 01 Annoter
Commentez sans rien altérer.
Surlignez un passage, épinglez un commentaire, répondez à un collègue. Tout se dépose sur un calque d’annotations : le document d’origine n’est pas touché, et chacun voit les mêmes notes.
- Surlignages, commentaires et réponses
- Calque séparé, original intact
- PDF, Office et images
- 02 Caviarder
Retirez ce qui ne doit pas sortir.
Sélectionnez un nom, un numéro, un paragraphe entier, et indiquez le motif. Le caviardage ne pose pas un rectangle noir : il retire le texte du fichier avant de l’aplatir.
- Motif consigné pour chaque élément
- Texte retiré, pas seulement masqué
- Caviardage par lot sur plusieurs pages
- 03 Diffuser
Partagez la bonne version, pas le fichier brut.
La version diffusée porte le caviardage, sans les notes internes. Elle se partage dans Microsoft Teams ou se transmet en réponse à une demande, pendant que l’original reste au dossier.
- Annotations internes retirées
- Partage dans Microsoft Teams
- Version diffusée conservée au dossier
L’original est conservé intact dans la voûte : la version diffusée est enregistrée comme une version distincte.
TROIS CALQUES, UN SEUL DOCUMENT
Empilez ce qu’il faut.
Ne diffusez que le reste.
Suivez un rapport d’enquête qui doit sortir de l’organisation. Chaque étape allume un calque de plus, et le dernier montre exactement ce que le destinataire recevra.
- 01L’original
Le fichier d’origine, tel quel.
Il arrive dans la voûte et n’en bougera plus. Tout ce qui suit se dépose par-dessus : aucune version annotée ne viendra remplacer celle-ci.
- Conservé intact dans la voûte
- Une seule copie de référence
- PDF, Office et images
- 02Annotations
Les notes de l’équipe, sur leur propre calque.
Surlignages, commentaires et réponses s’ajoutent au-dessus du document. Chacun voit qui a écrit quoi, et le fichier d’origine reste identique au premier jour.
- Surlignages et commentaires attribués
- Fils de discussion et réponses
- Calque désactivable à tout moment
- 03Caviardage
Ce qui ne doit pas sortir est retiré.
Chaque élément caviardé porte son motif : renseignement personnel, identité d’un tiers, article de loi. Le calque de caviardage se relit et se corrige avant d’être appliqué.
- Un motif par élément caviardé
- Relecture avant application
- Journal de chaque caviardage
- 04Version diffusée
Voici exactement ce qui sort.
Le caviardage est appliqué de façon permanente, les notes internes disparaissent, et la version diffusée est enregistrée au dossier à côté de l’original.
- Caviardage aplati dans le fichier
- Annotations internes retirées
- Version diffusée conservée au dossier
SurlignerCommenterCaviarderDiffuserENQ-2026-07
Rapport d’enquête interneRessources humaines › Enquêtes
ENQ-2026-07Rapport d’enquête interne
1
SNSophie Nadeau14:06
Le nom du plaignant doit être retiré avant diffusion.
2 réponses · en coursÀ valider avec le service juridique
5 éléments caviardés
Ce que le destinataire reçoit
ENQ-2026-07 - version diffusée.pdf
- Caviardage appliqué de façon permanente
- Annotations internes retirées
- Original conservé intact dans la voûte
Calques
- OriginalPDF · 12 pages
- Annotations4 commentaires
- Caviardage5 éléments
- Version diffuséeprête à transmettre
Original jamais modifié
DES CAS D’UTILISATION CONCRETS
À distance,
et sous contrôle.
Deux situations où la copie annotée qui circule par courriel coûte cher : une équipe dispersée qui révise un document, et une demande d’accès à l’information à laquelle il faut répondre sans trop en dire.
Pour le travail à distance
Une seule copie, commentée par tout le monde.
Fini les versions « v3-finale-commentaires-SN » qui circulent en pièce jointe. Chacun annote la même copie gouvernée, depuis son poste ou depuis Microsoft Teams, et l’original ne bouge pas.
Voir l’intégration Microsoft 365
Pour l’accès à l’information
Répondre sans trop en dire.
Chaque élément retiré porte son motif, la relecture se fait avant l’application, et la version transmise est conservée au dossier. Si la décision est contestée, l’historique répond à votre place.
Parlez-nous de vos demandes d’accèsCe que le caviardage retire
- Noms et coordonnées
- Numéros d’assurance sociale
- Adresses
- Dossiers médicaux
- Identités de tiers
- Signatures
Motif consigné pour chaque élément
UN CAVIARDAGE QUI TIENT
Un rectangle noir
n’est pas un caviardage.
Masquer du texte et retirer du texte ne sont pas la même chose. La plupart des outils dessinent une forme opaque par-dessus ; le texte, lui, reste dans le fichier et se récupère d’un copier-coller. Constellio retire la couche de texte avant d’aplatir le document.
Partage dans Microsoft Teams
Ouvrez le document depuis une conversation, annotez-le, caviardez-le, puis renvoyez la version diffusée dans le même fil, sans pièce jointe qui traîne.
Voir l’intégration Microsoft 365Conservation et traçabilité
Original, version annotée et version diffusée cohabitent au dossier, chacune avec sa date, son auteur et son motif, sous le même calendrier de conservation.
NOS CHIFFRES CLÉS
Moins de copies.
Moins de fuites.
La copie annotée envoyée en pièce jointe est l’incident de sécurité le plus banal qui soit. Quand l’annotation et le caviardage se font sur la copie gouvernée, il n’y a plus rien à envoyer.
Chiffres publiés par Constellio01
0
Réduction des temps de recherche
02
0
Réduction des coûts de recherche
03
0
Réduction des incidents de sécurité
Pourquoi choisir Constellio
Sécurité
Vos documents restent dans la voûte et les renseignements confidentiels sont retirés, pas seulement recouverts.
Gain de temps
Le bon document se retrouve en quelques clics, avec ses annotations et sa version diffusée au même endroit.
Collaboration
Plusieurs relecteurs travaillent sur la même copie, en même temps, depuis Constellio ou Microsoft Teams.
Conformité
Chaque caviardage porte son motif et son auteur : la décision se documente toute seule.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
VOTRE PROCHAINE DIFFUSION
Exploitez le potentiel
de votre contenu.
Réservez une démo et voyez un de vos propres documents passer de l’original annoté à la version diffusée, caviardage compris, en quelques minutes.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Vos contenus, hébergés comme vous le souhaitez.
