Efficacité accrue
Simplifiez vos processus documentaires pour gagner du temps et améliorer l’efficacité de votre équipe.
Comités et direction
De meilleures réunions.Des décisions mieux éclairées.
Ordres du jour, documents de séance, procès-verbaux et résolutions réunis dans un espace sécurisé. Donnez aux membres ce qu’il leur faut avant la réunion, et gardez chaque décision au dossier après.
Accès confidentiel. Dossiers complets. Des décisions traçables.
Pensé pour ceux qui décidentDéfilez pour réunir le comité
01Conseils d’administration
02Comités de direction
03Secrétariats corporatifs
04Comités d’audit et de risques
DE L’ORDRE DU JOUR AU DOSSIER
Une séance.
Chaque décision au dossier.
Suivez une séance de comité dans Constellio : les documents préparés, partagés avec les seuls membres, la proposition adoptée, puis le procès-verbal et les résolutions classés là où toute personne autorisée peut les retrouver.
- 01Préparer
Bâtissez le cahier à partir des documents eux-mêmes.
Joignez rapports, budgets et propositions à chaque point de l’ordre du jour. Le cahier est compilé à partir des versions à jour : personne ne lit l’ébauche de la semaine dernière.
- Ordre du jour relié à ses documents
- Toujours la version à jour
- Un seul cahier, prêt à envoyer
- 02Distribuer
Partagez-le avec le comité, et personne d’autre.
Des droits d’accès par rôle gardent le cahier au sein du comité. Vous voyez qui l’a ouvert, et modifiez les accès en un seul endroit si la composition change.
- Droits d’accès par rôle
- Statut de lecture par membre
- Accès modifiés en un seul endroit
- 03Décider
Décidez avec tout sous les yeux.
Les membres travaillent à partir des mêmes documents pendant la séance. La proposition, le vote et la documentation restent réunis dans un même dossier.
- Proposition reliée à ses pièces
- Vote consigné avec la résolution
- Une seule source pour chaque membre
- 04Consigner
Conservez le procès-verbal, retrouvez toute décision.
Le procès-verbal est approuvé et signé, puis classé avec ses résolutions. La recherche intelligente les indexe et les classe : toute décision passée est à une requête près.
- Procès-verbaux signés
- Registre des résolutions
- Recherche intelligente entre les séances
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Chaque document entre.
Chaque décision est tracée.
L’information des comités arrive de tous les services. Constellio la centralise, la protège par des accès selon les rôles et fait de chaque séance un dossier complet et consultable.
Dossier de séanceCA-11En cours
- 3 nov.Cahier compilé à partir de 6 pointsSecrétariat corporatifPrêt
- 4 nov.Partagé avec 8 membres du comitéGestion des accèsRestreint
- 12 nov.Résolution 2026-14 adoptéeConseil d’administrationAdoptée
- 19 nov.Procès-verbal approuvé et signéPrésidenceSigné
- 19 nov.Classé au registre des résolutionsIOSafeClassé
DANS TOUTE VOTRE GOUVERNANCE
Une plateforme.
Chaque comité.
L’information dispersée entre courriels et disques partagés ralentit les décisions. Réunissez chaque comité sur le même terrain gouverné.
Cahiers de séance
Envoyez un cahier complet, pas une pile de pièces jointes.
Compilez l’ordre du jour et ses documents en un seul cahier bâti à partir des versions à jour, et partagez-le avec les seuls membres.
- IODrive
- Gestion des accès
Rapports de direction
Donnez à la direction les mêmes chiffres, au même moment.
Centralisez les rapports sur lesquels s’appuie la haute direction, avec des versions qui montrent clairement quels chiffres ont été discutés.
- IODrive
- Microsoft 365
Procès-verbaux et résolutions
Retrouvez toute décision, de toute séance.
Conservez les procès-verbaux signés avec leurs résolutions dans un registre que la recherche intelligente indexe et classe automatiquement.
- IOSign
- IOSafe
Organismes publics
Respectez vos obligations de transparence en confiance.
Séparez ce qui doit rester confidentiel de ce qui peut être publié, et caviardez les passages sensibles avant de diffuser un document.
- Annotation et caviardage
- Portail de recherche public
LE RENDEMENT DE L’ORDRE
Moins de préparation.
Plus de décisions.
La GED Constellio simplifie le travail documentaire autour de chaque séance, pour que les comités consacrent leur temps aux décisions, avec un faible investissement initial et une rentabilité rapide.
Donnée publiée par ConstellioROI
Retour sur investissement
Jusqu’à 270 %
Valeur obtenue par rapport à l’investissement initial, selon les données publiées par Constellio.
Un cycle gouverné, séance après séance
Cycle illustratif. Chaque phase est une étape que votre comité franchit déjà; Constellio les réunit dans un même dossier.
Pourquoi les comités choisissent Constellio
Collaboration renforcée
Facilitez le partage d’information entre les membres des comités et la haute direction.
Conformité assurée
Consacrez moins de temps au suivi des normes légales et protégez les données sensibles par des accès selon les rôles.
Meilleures décisions
Centralisez documents et données pour des décisions plus rapides et mieux éclairées.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
LA BOÎTE À OUTILS GOUVERNANCE
Préparé, protégé.
Et consigné.
Combinez collaboration, contrôle des accès, signature et gouvernance autour du travail derrière chaque séance.
01
Collaboration connectée
IODrive
Préparez rapports et cahiers depuis votre bureau, toujours sur la version à jour.
Pour les comités
Ordres du jour et cahiers de séance
02
Signatures numériques
IOSign
Faites signer procès-verbaux et résolutions, et conservez la copie signée au dossier de séance.
Pour les comités
Procès-verbaux et résolutions
03
Gouvernance documentaire
IOSafe
Protégez les dossiers des comités grâce aux règles de conservation, aux accès granulaires et à la traçabilité.
Pour les comités
Registres et archives
04
Capture de documents
IOCapture
Transformez les procès-verbaux papier signés et les archives historiques en documents classés et consultables.
Pour les comités
Procès-verbaux historiques
Réunissez-vous dans Teams. Gardez le dossier dans Constellio.
Reliez Microsoft 365 et Teams à Constellio pour que les documents de séance restent gouvernés pendant que les membres travaillent dans des outils familiers.
QUESTIONS
Pensé pour
vos comités.
Ce que les secrétariats corporatifs et les dirigeants demandent habituellement avant une démo. Si votre question n’y est pas, posez-la-nous directement.
Parler à un spécialiste
01Peut-on garder les documents des comités confidentiels?
Oui. Les droits d’accès sont définis selon les rôles : un cahier n’est visible que par le comité pour lequel il a été préparé. Les accès se modifient en un seul endroit quand la composition change, et l’activité documentaire est tracée.
02Les membres peuvent-ils travailler dans Microsoft 365 ou Teams?
Oui. Constellio s’intègre à Microsoft 365 et à Teams : les membres travaillent dans des outils familiers pendant que les documents restent gouvernés dans Constellio.
03Comment retrouver une décision passée?
Les procès-verbaux et résolutions sont indexés et classés par le moteur de recherche intelligent de Constellio. Vous pouvez chercher par sujet, par séance ou par date, et accéder à la résolution avec ses documents d’appui.
04Les procès-verbaux peuvent-ils être signés numériquement?
Oui. Procès-verbaux et résolutions peuvent être acheminés pour approbation et signature numérique, et la copie signée est automatiquement classée au dossier de séance.
05Par où commencer?
La plupart des organisations commencent par un comité, souvent le conseil d’administration ou le comité de direction. Les équipes de migration, de gouvernance et de soutien de Constellio peuvent vous aider à planifier un déploiement par étapes.
VOTRE PROCHAINE SÉANCE
Décidez en confiance.
Gardez chaque décision.
Dessinons ensemble un chemin plus clair entre l’ordre du jour et le dossier pour vos comités et votre haute direction.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Code source ouvert à la base, hébergé à votre façon.
