Réduction des risques
Consacrez moins de temps au suivi des rapports de conformité et protégez les données sensibles grâce aux accès par rôle.
Finance
Fermez vos livres plus vite.Retracez chaque chiffre.
Factures, rapprochements, approbations et pièces justificatives réunis dans un environnement gouverné. Moins de transferts pour votre équipe, une piste claire derrière chaque montant.
Accès par rôle. Piste d’audit complète. Vos contrôles, appliqués.
Pensé pour les équipes derrière les chiffresDéfilez pour fermer le mois
01Comptes fournisseurs
02Contrôleurs et comptabilité
03Audit et conformité
04Direction financière
DE LA FACTURE AU DOSSIER D’AUDIT
Une facture.
Chaque contrôle, dans l’ordre.
Suivez une facture fournisseur dans Constellio : capturée, rapprochée, approuvée puis classée dans un dossier sur lequel vos auditeurs peuvent compter.
- 01Capturer
Transformez chaque facture en données structurées.
Capturez les factures papier et reçues par courriel. L’OCR lit le fournisseur, le numéro, le montant et l’échéance, votre équipe les valide, et le document est classé au bon endroit.
- Papier, PDF et courriel
- Champs extraits et validés
- Classification uniforme
- 02Rapprocher
Vérifiez-la contre la commande et la réception.
Reliez la facture à son bon de commande et à sa réception. Des règles automatisées font avancer les documents concordants et signalent les écarts à la bonne personne.
- Pièces justificatives reliées
- Acheminement selon vos règles
- Écarts visibles
- 03Approuver
Approuvez au bon niveau, et signez pour le prouver.
Acheminez la facture vers les responsables budgétaires et les contrôleurs selon vos seuils d’approbation. Signez numériquement et conservez chaque décision avec le document.
- Seuils d’approbation définis par vous
- Signature numérique
- Décisions conservées au dossier
- 04Fermer
Fermez la période avec un dossier prêt pour l’audit.
Conservez la facture, ses pièces justificatives et tout son historique selon votre calendrier de conservation. Donnez aux auditeurs un accès contrôlé à ce dont ils ont besoin.
- Historique complet des versions et activités
- Règles de conservation approuvées
- Accès contrôlé pour les auditeurs
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Chaque document entre.
Chaque contrôle s’applique.
Les documents financiers arrivent par de nombreux canaux. Constellio les classe, applique vos règles et vos permissions, et les transforme en résultats gouvernés sur lesquels votre équipe et vos auditeurs peuvent compter.
Ce qui arrive
- Factures fournisseurs
- Relevés bancaires
- Contrats
- Notes de frais
Ce que votre équipe obtient
- Approbations
- Rapports
- Piste d’audit
- Conservation
Journal d’activitéINV-2048En cours
- 09:02Facture capturée et classéeIOCaptureValidée
- 09:15Rapprochée de PO-7731 et GR-0915AutomatisationConcordante
- 11:40Approuvée par la responsable budgétaireResponsable budgétaireApprouvée
- 14:08Signée par le contrôleurContrôleurSignée
- 14:09Classée selon le calendrier de conservationIOSafeProtégée
LE RENDEMENT DE L’ORDRE
Moins d’effort documentaire.
Plus de valeur par chiffre.
La GED Constellio simplifie la capture, l’approbation et la conservation de vos documents financiers, avec un faible investissement initial et une rentabilité rapide.
Donnée publiée par ConstellioROI
Retour sur investissement
Jusqu’à 270 %
Valeur obtenue par rapport à l’investissement initial, selon les données publiées par Constellio.
Valeur d’un déploiement dans le temps
Tendance illustrative. Le rendement réel dépend de vos volumes, de vos processus et de la portée du déploiement.
Pourquoi les équipes financières choisissent Constellio
Gain de temps
Simplifiez la gestion de vos documents financiers et réduisez l’effort administratif qui les entoure.
Collaboration améliorée
Partagez les documents entre les équipes financières et les parties prenantes à partir d’une source fiable.
Conformité renforcée
Gardez vos documents financiers conformes à la réglementation grâce aux fonctions de suivi et d’audit.
Des organisations qui fonctionnent avec Constellio
DANS TOUTE LA FONCTION FINANCE
Une plateforme.
Chaque processus financier.
Commencez par le processus qui coûte le plus de temps à votre équipe, puis étendez les mêmes contrôles à toute la fonction finance.
Comptes fournisseurs
Faites avancer les factures jusqu’au paiement.
Capturez chaque facture, reliez-la à son bon de commande et acheminez-la vers le bon approbateur. Chacun voit où en est une facture sans relancer par courriel.
- IOCapture
- Automatisation
- IOSign
Fermeture mensuelle
Réunissez chaque rapprochement au même endroit.
Rassemblez relevés, rapprochements et annexes dans un espace partagé et versionné. Suivez ce qui est terminé et ce qui reste ouvert avant de fermer.
- IODrive
- Automatisation
- Microsoft 365
Audit et conformité
Répondez aux auditeurs avec des preuves, pas des efforts.
Donnez aux auditeurs internes et externes un accès contrôlé aux documents, versions et approbations demandés. Chaque consultation et chaque modification sont consignées.
- IOSafe
- Gestion des accès
Contrats et budgets
Gardez contrats et budgets sous contrôle.
Centralisez contrats fournisseurs, budgets et rapports financiers. Acheminez-les pour révision et signature, et suivez leurs dates clés.
- IOSign
- IODrive
- Automatisation
LA BOÎTE À OUTILS FINANCE
Une fermeture plus nette.
Quatre produits, une plateforme.
Combinez capture, signature, collaboration et gouvernance autour des processus financiers qui comptent le plus pour votre équipe.
01
Capture de documents
IOCapture
Transformez les factures papier et reçues par courriel en information classée et consultable.
En finance
Factures fournisseurs et reçus de dépenses
02
Signatures numériques
IOSign
Demandez des signatures, suivez leur progression et conservez le document signé dans son contexte.
En finance
Approbations de paiement et contrats fournisseurs
03
Gouvernance documentaire
IOSafe
Protégez vos documents financiers grâce aux règles de conservation, aux accès granulaires et à la traçabilité.
En finance
Preuves d’audit et archives financières
04
Collaboration connectée
IODrive
Intégrez l’environnement documentaire gouverné à l’expérience de bureau habituelle.
En finance
Fichiers de travail et rapprochements
Gardez vos chiffriers et votre gouvernance ensemble.
Reliez Microsoft 365 et Teams à Constellio pour que les fichiers de travail, rapprochements et rapports restent gouvernés là où votre équipe travaille déjà.
QUESTIONS
Pensé pour
votre équipe financière.
Ce que les responsables financiers demandent habituellement avant une démo. Si votre question n’y est pas, posez-la-nous directement.
Parler à un spécialiste
01Constellio remplace-t-il notre système comptable ou notre ERP?
Non. Constellio gère les documents, les approbations et les preuves qui entourent vos transactions financières. Son lien avec votre système comptable ou votre ERP est défini lors du cadrage technique du projet.
02Peut-on automatiser l’approbation des factures?
Oui. L’automatisation des processus achemine les factures et autres documents financiers selon les règles que vous définissez, comme des seuils de montant ou des centres de coûts, avec signature numérique et décision consignée à chaque étape.
03Comment Constellio aide-t-il lors d’un audit?
Chaque document conserve ses versions, ses approbations et son historique d’activité. Vous pouvez donner aux auditeurs un accès contrôlé aux documents demandés, et chacune de leurs actions est également consignée.
04Comment les données financières sensibles sont-elles protégées?
Des permissions granulaires par rôle définissent qui peut consulter, modifier ou approuver chaque type de document. Le caviardage permet de masquer les détails sensibles avant de partager un document.
05Par où commencer?
La plupart des équipes financières commencent par un processus à fort volume, comme les comptes fournisseurs ou la fermeture mensuelle. Les équipes de migration, de gouvernance et de soutien de Constellio peuvent vous aider à planifier un déploiement par étapes.
VOTRE PROCHAINE FERMETURE
Fermez en confiance.
Commencez par un processus.
Dessinons ensemble un parcours documentaire plus clair pour votre équipe financière, en commençant par le processus le plus important.
Ou écrivez à contact@constellio.com. Vos contenus, hébergés à votre façon.
